Kuinka sujuvasti markkinointimateriaalit liikkuvat organisaatiossasi tarpeesta käyttöön?
Markkinointimateriaalien hallinta vaatii monta vaihetta aina materiaalien varastoinnista ja tilaamisesta niiden jakeluun, seurantaan ja käytöstä syntyvän tiedon hyödyntämiseen. Kun kokonaisuus toimii, materiaalit ovat saatavilla siellä, missä niitä tarvitaan, ja niiden hallinta vaatii organisaatiolta mahdollisimman vähän ylimääräistä työtä.
Prosessin tehottomuus näkyy usein pienissä asioissa: tietoa etsitään useasta paikasta, tilauksia koordinoidaan manuaalisesti, materiaalien menekistä ei ole tarkkaa näkyvyyttä tai varastoon kertyy materiaaleja, joille ei enää ole käyttöä.
Seuraavat viisi kysymystä auttavat arvioimaan oman organisaatiosi materiaaliprosessin tehokkuutta sekä tunnistamaan sen mahdolliset kehityskohdat.
Ajantasainen tieto materiaaleista on toimivan prosessin perusta. Jos varastosaldojen selvittäminen vaatii Excel-tiedostojen läpikäyntiä, sähköposteja tai kyselyitä usealta henkilöltä, kokonaisuuden hallintaan kuluu tarpeettomasti aikaa.
Kun materiaalit ja niiden ajantasaiset saldot ovat helposti nähtävissä yhdessä paikassa, materiaalien tilanteesta muodostuu selkeä kokonaiskuva. Näin nähdään helposti, mitä materiaaleja on saatavilla ja milloin niitä on tarpeen täydentää.
Materiaaliprosessiin voi liittyä yllättävän paljon pieniä työvaiheita: tilausten vastaanottamista, saldojen tarkistamista, toimitusten koordinointia, osoitetietojen käsittelyä ja materiaalien saatavuuteen liittyviin kysymyksiin vastaamista.
Yksittäin tehtävät voivat vaikuttaa pieniltä, mutta organisaation tasolla niihin voi kulua huomattava määrä työaikaa.
Toimivassa materiaaliprosessissa manuaalisia työvaiheita on mahdollisimman vähän. Kun materiaalien tilaaminen, saatavuustiedot ja toimitusten seuranta löytyvät keskitetysti yhdestä paikasta, tietoa ei tarvitse etsiä tai välittää henkilöltä toiselle. Näin markkinoinnin ja myynnin aikaa vapautuu materiaalien hallinnasta varsinaiseen asiakas- ja markkinointityöhön.
Materiaalien tehtävä on tukea tuotteiden näkyvyyttä ja myynninedistämistä siellä, missä ostopäätöksiä tehdään. Siksi olennaista ei ole vain se, kuinka paljon materiaaleja toimitetaan, vaan myös se, kuinka laajalle ne maantieteellisesti leviävät.
Kun materiaalien tilauksia ja toimituksia voidaan seurata, niiden peitosta muodostuu selkeä kokonaiskuva. Näin voidaan nähdä, kuinka laajalle yksittäinen materiaali on levinnyt ja tunnistaa alueet, joilla peitto jää vähäisemmäksi.
Mitä kattavampi peitto materiaalilla on, sitä paremmat edellytykset niillä on lisätä tuotteiden näkyvyyttä ja tukea myyntiä.
Markkinointimateriaalien tarvetta ei ole aina helppo ennustaa. Jos tuotantomäärät perustuvat pääasiassa arvioihin, materiaaleja saatetaan tuottaa varmuuden vuoksi liikaa – tai vaihtoehtoisesti liian vähän. Tavanomaisella mallilla jopa 30 % markkinointimateriaaleista jää käyttämättä.
Kun toteutunutta kysyntää voidaan verrata tuotettuihin määriin, seuraavia tuotantoeriä voidaan mitoittaa tarkemmin todellisen tarpeen mukaan. Näin materiaalihukkaa voidaan vähentää ilman, että saatavuudesta tarvitsee tinkiä.
Jokainen tilaus ja toimitus kerryttää tietoa materiaalivirrasta. Olennaista on, jääkö tieto vain operatiivisen toiminnan sivutuotteeksi vai hyödynnetäänkö sitä aktiivisesti toiminnan kehittämisessä.
Kun tietoa kertyy pidemmältä ajalta, voidaan tunnistaa muutoksia, vertailla toteutunutta kehitystä ja perustaa tulevia päätöksiä todelliseen käyttäytymiseen. Näin tulevia päätöksiä voidaan tehdä toteutuneen tiedon pohjalta pelkkien arvioiden sijaan.
Markkinointilogistiikasta syntyvä data tekee materiaalivirrasta mitattavan osan markkinointia ja auttaa perustamaan päätöksiä toteutuneeseen dataan.
Jos kaikkiin viiteen kysymykseen löytyi selkeä vastaus, materiaaliprosessisi on jo hyvällä pohjalla. Jos jokin kysymyksistä herätti epävarmuutta, kokonaisuudessa voi olla mahdollisuuksia parantaa materiaalien näkyvyyttä, vähentää manuaalista työtä tai hyödyntää materiaalivirrasta syntyvää tietoa tehokkaammin.
Toimiva markkinointilogistiikka kokoaa materiaalien varastoinnin, tilaamisen, jakelun ja seurannan hallituksi kokonaisuudeksi. Näin markkinointi- ja myynninedistämismateriaalien koko elinkaarta voidaan ohjata ajantasaisen tiedon pohjalta.
Velox auttaa yrityksiä rakentamaan markkinointimateriaaleille hallitun ja läpinäkyvän prosessin, jossa materiaalien saatavuus, käyttö ja liikkuminen ovat helposti seurattavissa. Haluatko selvittää, missä oman materiaaliprosessisi suurimmat kehityskohdat ovat? Ota yhteyttä, niin käydään kokonaisuus yhdessä läpi.
